Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
KGV Fantasie e.V. eingetragener Verein
Gartenstraße 4, 42999 Fantasiestadt
E-Mail: demo-vorstand@vernity.de
Telefon: +49 299 696526
Vertreten durch: Hans-Peter Müller

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

Wir erheben und verarbeiten folgende personenbezogene Daten unserer Mitglieder:

Name, Vorname, Anrede
Anschrift
E-Mail-Adresse, Telefonnummer
Geburtsdatum
Bankverbindung (IBAN, BIC)
Mitgliedsnummer, Parzellennummer
Beitrittsdatum, Kündigungsdatum

3. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsverhältnis/Mitgliedschaft)
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse der Vereinsverwaltung)
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, z.B. für Newsletter und Vereinsnachrichten ohne Bezug zur Mitgliedschaft)

4. Zweck der Verarbeitung

Die Daten werden verarbeitet zur:

Verwaltung der Mitgliedschaft
Beitragsabrechnung und Zahlungsverkehr
Kommunikation mit Mitgliedern
Verwaltung von Gartenparzellen und Zählerständen
Organisation von Versammlungen und Arbeitseinsätzen

5. Empfänger Ihrer Daten

Ihre Daten werden nur weitergegeben, soweit dies für die Vereinsverwaltung erforderlich ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern sind:

Vereinsverwaltungs-Software: Wir setzen die Software „Vernity“ der SamiXone Digital Solutions, Inhaber Samir Brkic, Reichsgrafenstr. 5, 42119 Wuppertal, ein. Der Anbieter verarbeitet Ihre Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen auf Grundlage eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Briefversand (sofern genutzt): Für den Versand physischer Briefe wird das fertige Brief-Dokument an die PIN AG, Alt-Moabit 91, 10559 Berlin, übermittelt, die Druck, Kuvertierung und Zustellung übernimmt und dafür Druckdienstleister in Deutschland einsetzt. Die Verarbeitung findet ausschließlich in der Europäischen Union bzw. im Europäischen Wirtschaftsraum statt.
Newsletter-Versand (sofern genutzt): CleverReach GmbH & Co. KG, Schafjückenweg 2, 26180 Rastede.
KI-gestützte Funktionen (sofern genutzt): OpenAI, Inc., 3180 18th Street, San Francisco, CA 94110, USA, auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework und von Standardvertragsklauseln. Übermittelt werden die im jeweiligen Vorgang eingegebenen Texte sowie — wenn der Vorstand im KI-Assistenten danach fragt — einzelne Angaben aus der Vereinsverwaltung: Mitgliedsnummer, Name, Status, Mitgliedsart, Parzelle und Eintrittsdatum eines Mitglieds, offene Rechnungsbeträge mit Namen, Termine, Parzellenbelegung und die vom Verein freigegebenen Dokumente. Kontaktdaten, Anschrift, Geburtsdatum und Bankverbindung werden nicht übermittelt.
Kreditinstitute: Für den Einzug von Beiträgen und für Überweisungen werden Ihre Zahlungsdaten an unser Kreditinstitut übermittelt.
Behörden und öffentliche Stellen: soweit wir gesetzlich zur Auskunft verpflichtet sind.

6. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Für Mitgliedsdaten gilt: Löschung nach Beendigung der Mitgliedschaft unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (6–10 Jahre für steuerrelevante Daten).

7. Rechte der Betroffenen

Sie haben das Recht auf:

Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Löschung (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Wenden Sie sich hierfür an: demo-vorstand@vernity.de

8. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.